Koniec ręcznego zarządzania – uczymy się delegować

W czasie rozmowy z przełożonym dowiedziałeś się o plotkach rozsiewanych przez twój zespół, o tym, że często zbyt głęboko drążysz tematy by następnie tam utknąć.  Masz świetne wyniki w pracy ale wyższe szczeble organizacji zastanawiają się czy umiesz zrezygnować z głębokiego zaangażowania w zadania operacyjne na rzecz zadań na poziomie strategicznym. To jakieś żarty?  – myślisz sobie – wszyscy mówią o delegowaniu ale kogo oni chcą oszukać. Jestem odpowiedzialny za główny projekt w firmie i zarząd wymaga planowanych wynikówjak można te sprawy połączyć?

Managerowie mający skłonności do micromanagmentu padają ofiarą wielu nieporozumień na w temacie delegowania zadań. Pierwszą pomyłką jest założenie, że delegowanie działa na zasadzie wszystko albo nic. Osoby, które nie mają doświadczenia w delegowaniu niesłusznie zakładają, że delegowanie polega na oddaniu zadania komuś innemu i utracie kontroli nad jego przebiegiem, a także jego rezultatami. Przełożeni często popełniają również błąd w ocenie gotowości swoich podwładnych do samodzielnego realizowania zadań. Nie wbudowują w plany wykonawcze narzędzi, takich jak kroki milowe czy mierniki sukcesu. Brak tego typu mierników utrudnia nadzór nad realizacją zadań, co w konsekwencji ogranicza możliwość ich delegowania.

Chroniczne problemy z delegowaniem mogą ograniczyć produktywność zespołu i wpłynąć negatywnie na twoją karierę. Sam nie raz widziałem świetnych managerów, którzy byli wspaniale wykształceni i mieli duże doświadczenie w swojej dyscyplinie. Realizowali zadania i rozwijali zespoły. Po pewnym okresie morale spadało, a efekty pracy były coraz gorsze. Członkowie zespołu odchodzili i finalnie kończyło się to spektakularnym fiaskiem. Głębsza analiza pokazywała, że gdy nadchodził czas na dalszy rozwój organizacji, jej liderowi brakowało kolejnego kroku, jakim jest przekazanie uprawnień do podejmowania decyzji.

Jeżeli chcesz delegować zadania i wykorzystywać twój zespół lepiej, zacznij od znalezienia odpowiedzi na dwa podstawowe pytania: Gdzie mój wkład w organizacje może być najlepiej wykorzystany? Oraz:  jakiego typu umiejętności potrzebuję aby być maksymalnie efektywny dla mojego zespołu. Niestety, nie będziesz gotowy do delegowania zadań szybko. Bardziej realne jest założenie, że sukcesem zakończy się plan, który zakłada delegowanie zadań w okresie 6 do 9 miesięcy. Aby to osiągnąć musisz precyzyjnie określić czym chcesz się zajmować, oraz jakiego typu obszary twojej pracy powinny być delegowane komuś innemu. Dla przykładu możemy założyć, że kluczową sprawą dla twojego zespołu jest rozwój nowego produktu albo nowego rynku. W tej sytuacji niezmiernie ważne jest abyś delegował możliwie dużo zadań takich jak nadzór nad realizacją tygodniowych celów produkcyjnych czy raportowanie problemów jakościowych.

Nie jest tajemnicą, że delegowanie jest dużym problemem kadr zarządzających. Zatem przed rozpoczęciem procesu delegowania warto zadać sobie pytanie o przyczyny tego oporu. Świadome usunięcie tych blokad pomoże usprawnić sam proces.

Rozmowy jakie przeprowadziłem z wieloma managerami na ten temat pokazują, że główne problemy w zakresie delegacji to:

  • Obawa przed utrata kontroli nad procesem – nie trzymam ręki na pulsie to na pewno coś musi pójść źle.
  • Obawa o utratę autorytetu – jestem twoim przełożonym bo nie masz jeszcze wystarczających kompetencji. Patrz i się ucz jak to się robi.
  • Brak wystarczających zasobów – nikt tego za mnie nie zrobi, brak mi rąk do pracy.
  • Subiektywna ocena komplikacji zadania – tylko ja umiem to zrobić.

Lista przyczyn niechęci managerów do delegacji może być znacznie dłuższa, ale wszystkie one zmierzają do wspólnych wniosków: „delegacja moich obowiązków wcześniej czy później doprowadzi do ograniczenia mojej roli i statusu majątkowego”.

Zanim opiszę metodykę i procedurę delegacji zadań, warto jednak wyjaśnić cel samego procesu. Otóż, decyzje powinny być podejmowane możliwie blisko? miejsca akcji. Zatem, w przypadku organizacji bardzo ważne decyzje podejmuje się blisko „pola walki”. Tam bowiem są dostępne informacje niezbędne do ich mądrego podjęcia.

Dobrze pracujący zespół jest gwarancją sukcesu swojego przełożonego. Zatem zapewnienie prawidłowej pracy całego zespołu w zakresie wszystkich problemów gwarantuje znacznie większą efektywność pracy niż praca wykonywana wyłącznie osobiście przez przełożonego.

Proces delegacji nie jest łatwy. Szczęśliwie jest procesem, którego można się nauczyć. Można go opisać w pewnym zbiorze zachowań, które zostaną opisane w kolejnych wpisach na tym blogu.

Tagi , , , .Dodaj do zakładek Link.

Komentarze są wyłączone.