We wpisie „one to one – po co spotykać się z pracownikiem” opisałem jak bardzo ważne dla każdego zespołu jest aby relacja pomiędzy jego członkami, a przełożonym miała formę zorganizowanego kontaktu. Skoro spotkania „one-to-one” są tak istotne to powinny mieć utworzoną agendę.
Tematem spotkań indywidualnych jest zawodowy rozwój oraz poprawa osobistych relacji. Nie należy zatem używać tego spotkania do omawiania zadań, nad którymi pracuje cały zespół bądź dotyczących codziennych spraw. Jedynym wyjątkiem są te tematy, które świadomie były przemilczane podczas pracy zespołu bo ze swej istoty wymagają konstruktywnej informacji zwrotnej w cztery oczy.
Dzień przed spotkaniem wyślij maila do osoby, z którą masz się spotkać z listą zagadnień jakie byś chciał z nią omówić. Postaraj się oddzielić tematy zawodowe strategiczne i operacyjne od osobistych. Zawsze dopytaj czy są jakieś tematy, które chciałby od siebie dołożyć do agendy. Aby spotkanie było efektywne, zapytaj czy powinieneś coś przygotować bądź przeczytać przed spotkaniem.
Przykładowa komunikacja przed spotkaniem
Adamie, w trakcie naszego jutrzejszego spotkania chciałbym poruszyć z tobą kilka tematów:
- Rewizja planów wyznaczonych dla twojego zespołu na 3 kwartał i omówienie możliwych zmian.
- Przegląd programu szkoleń, który przygotowałeś dla swoich nowych pracowników. Proszę podeślij ostatnią wersję planu.
- Chciałbym podzielić się komentarzami na temat realizacji budżetu po 2 kwartałach. Jeśli masz jakieś dodatkowe informacje liczbowe warte analizy, to proszę podeślij je wcześniej.
- Mam nadzieje, że opowiesz trochę o wakacjach, zdjęcia w necie wyglądają wspaniale.
- Jeżeli chciałbyś jeszcze coś omówić, proszę daj znać.
Przebieg spotkania
Z prawidłowym nastawieniem oraz przesłaną wcześniej agendą jesteśmy gotowi do prawdziwie produktywnej sesji.
- Idziemy powoli zgodnie z agendą. Na samym początku ustalamy czy jest coś co może poszerzyć agendę. Zaplanuj na koniec spotkania trochę miejsca na tematy, których pracownik z jakichś przyczyn nie sygnalizował wcześniej. Często są to sprawy, które wychodzą w trakcie spotkania.
- Jeżeli masz do przekazania negatywny feedback opakuj go w dobre wiadomości albo pochwały. Szczególnie zostaw sobie na koniec jakaś dobrą myśl do przekazania. Postaraj się aby spotkanie nie kończyło się w złej atmosferze.
- Zwykle to ciebie się słucha na spotkaniach, które prowadzisz z całym zespołem. Na spotkaniach w cztery oczy nie dominuj. Daj szansę rozmówcy zabierać głos regularnie i zapewnij miejsce na swobodną dyskusje w trakcie spotkania.
- Na koniec zapytaj czy jest jeszcze coś co możesz zrobić żeby pomóc w realizacji zadań. Wiem – to brzmi dziwnie ale proszę pamiętaj, że twoje sukcesy to suma sukcesów pracowników pracujących dla ciebie.
Po spotkaniu
Ważnym jest aby po spotkaniu została mała notatka, do której można wrócić. Dobrze jest zatem podsumować spotkanie krótkim mailem, który potwierdzi ustalenia co do dalszych działań, jeżeli te zostały ustalone w trakcie spotkania. Dobrze jest także podsumować spotkanie i upewnić się, że oboje rozumiecie zadania i oczekiwania w podobny sposób. Integralność jest jedną z najważniejszych cech lidera.
Przykładowa notatka
Adamie, dziękuję bardzo za dobre spotkanie. Podsumowując:
- Wygląda na to, że wyniki nie odchylają się istotnie od zakładanych w budżecie. Podeślij proszę liczby w zakresie sprzedaży do pozostałych członków zespołu żeby mogli je poznać przed kolejnym spotkaniem.
- Twój program treningowy jest bardzo interesujący. Daj proszę znać czy potrzebujesz jakiegoś wsparcia przy jego wdrożeniu.
- Tak jak rozmawialiśmy proszę zwróć uwagę na wydatki. Mam wrażenie, że niektóre wydatki można było lepiej zrealizować.
- Dziękuje, że podzieliłeś się ze mną twoim planem rozwoju zespołu. Pamiętaj, że takie zmiany to proces i wymagają cierpliwości. Daj znać jeżeli będziesz potrzebować wsparcia bądź rozmowy.
Pracownicy pracujący daleko
Zdarza się, że spotkania indywidualne z pracownikami pracującymi w dalekich lokalizacjach nie mogą odbywać się regularnie i często. Nie mniej jednak są one tak samo ważne, a może i ważniejsze, od tych które przeprowadzamy z pracownikami z tego samego biura. „One to one” w tych okolicznościach muszą być jeszcze lepiej przygotowane.
- Używaj telekonferencji. Kontakt wzrokowy choćby przez ekran komputera albo telefonu odgrywa ważną rolę w budowaniu relacji i emocji pomiędzy ludźmi.
- Staraj się zwracać większą niż zwykle uwagę na detale wypowiedzi. Pracownicy często starają się zakomunikować swoim przełożonym pewien przekaz, którego nie umieją jasno zwerbalizować. W przypadku komunikacji na odległość musimy być szczególnie wyczuleni na myśli nie wypowiedziane jasno.
- Dopytuj częściej czy są jeszcze jakieś sprawy, które warto omówić.
- Koniecznie staraj się najmniej raz albo dwa razy w roku odbyć spotkanie twarzą w twarz.
Na zakończenie
Jako przełożony w dużej organizacji nic nie stoi na przeszkodzie żebyś odbywał spotkania indywidualne także z pracownikami, którzy do ciebie nie raportują bezpośrednio. Jednakże w takiej sytuacji postaraj się, aby ich przełożony wiedział o tym spotkaniu oraz jego celu. Dobrze jest też przekazać swoje obserwacje z tego spotkania ich przełożonemu.
Jeżeli decydujesz się na spotkanie z młodym pracownikiem o dużo mniejszym doświadczeniu w organizacji, postaraj się aby wiedział jaki cel ma to spotkanie oraz jaki charakter. Podkreśl, że nie robisz nic wbrew jego przełożonemu i twoim celem nie jest jego pominięcie. Nie szafuj zbytnio opiniami w takiej sytuacji. Pamiętaj, że bardzo łatwo jest podważyć czyjś autorytet jeżeli jest się CEO albo CFO.
„One- to – one” to z całą pewnością najlepszy środek rozwoju tak podwładnego jak i jego szefa. 30 minut raz czy dwa razy w miesiącu to stanowczo nie jest duża cena za rozwój dobrego managera. Pamiętajmy, że nasze sukcesy zależą bezpośrednio od efektywności pracy naszych pracowników.
