Archiwa tagu: Manager

Efektywność managerów według Petera F. Drucker’a

  przez Piotr Wiśniewski | 2016-09-22 - 13:53 | ,
Możliwość komentowania Efektywność managerów według Petera F. Drucker’a została wyłączona
leadership

Efektywny manager

16 prostych zasad, które czynią managera efektywnym.

  1. Efektywności można się nauczyć

Aby być efektywnym nie musisz mieć wielu talentów ani przejść specjalnych treningów. Zanim efektywność stanie się dla managera nawykiem, powinien się jej po prostu nauczyć. Efektywni managerowie mają bardzo różne cechy osobowościowe, mają różne słabe i mocne strony. Wszyscy jednak mają jedną wspólną cechę: robią właściwe rzeczy na czas.

  1. Zacznij od zarządzania sobą

Managerowie, którzy nie umieją zarządzać samym sobą prawdopodobnie nie będą umieli zarządzać innymi. Zarządzanie głównie działa na bazie dobrego przykładu. Managerowie, którzy nie potrafią być efektywni, nie mogą być dobrym przykładem dla innych.

  1. Zarządzaj swoim czasem

Efektywni managerowie wiedzą na co przeznaczany jest ich czas. Często nie dostrzegamy  jak dużo czasu przepływa nam przez palce. A czas jest najcenniejszym zasobem.  Każdego typu praca zabiera nam czas, a niekiedy konsumuje go całkowicie.  Dlatego nawet małe bloki czasu powinny być pod kontrolą, a praca powinna być wykonywana systematycznie. Nic tak nie odróżnia efektywnych managerów jak właśnie dobra organizacja czasu.

  1. Skup się na rezultatach

Efektywny manager skupia się na przyszłych wynikach. Ukierunkowuje wysiłki bardziej na rezultaty niż na samą pracę. Skupienie się na rezultatach odwraca uwagę managerów od realizacji zadań w ich wąskich specjalnościach i zwraca ją w kierunku wyników całości. Uwaga kierowana jest zatem na zewnątrz organizacji czyli tam gdzie widoczne są prawdziwe wyniki.

  1. Buduj na silnych stronach

Efektywni managerowi budują przyszłość w oparciu o silne strony, zarówno swoje jak i swoich przełożonych, podwładnych czy kolegów. Znają także ich słabsze strony i nigdy nie budują na słabościach. Nie można przydzielać nowych zadań tym, którzy nie mają możliwości ich skończyć.

  1. Pytaj co musi być zrobione

Kluczem do sukcesu w zarządzaniu jest pytanie o to co musi być zrobione i traktowanie odpowiedzi bardzo serio. Uważne słuchanie odpowiedzi na takie pytania pozwala prawidłowo ustalić priorytety w działaniu.

  1. Spisuj plan działania

Osoby zarządzające powinny działać czyli zarządzać. Wiedza jest bezużyteczna do czasu kiedy zostaje zmieniona w czyn. Zanim jednak zaczyna się działanie, potrzebny jest dobry plan. Managerowie muszą zaplanować pożądane rezultaty i kamienie milowe, a także przewidzieć prawdopodobne przeszkody oraz wszystkie możliwe implikacje.

  1. Najważniejsze rzeczy na początek

Jeżeli istnieje jakikolwiek sekret w zakresie efektywności jest nim umiejętność określenia priorytetów oraz koncentracja. Efektywni managerowie robią ważne rzeczy na początku i w danej chwili skupiają się tylko na jednym zadaniu.

  1. Deleguj zadania, aby zrekompensować swoje słabości

Nie istnieje idealny manager.  Wszyscy mają obszary gdzie są mniej efektywni . W obszarach, w których manager widzi swoją słabość, powinien delegować swoje zadania innym. Najlepszym rozwiązaniem jest w tym przypadku alokowanie właściwych ludzi do właściwych stanowisk, unikając przy tym  ich nadmiernego przeciążenia. Managerowie tracą często na efektywności, bo najlepsi ludzie są czasem zwyczajnie zbyt zajęci.

  1. Sprawiaj, aby praca była wyzwaniem dla innych

Dobry manager obsadza stanowiska w firmie tak, aby każdy miał pracę, która jest dla niego prawdziwym wyzwaniem. Pracownicy, którzy realizują zadania poniżej swojego potencjału zwykle stają się cyniczni i nieproduktywni.

  1. Bierz odpowiedzialność za komunikację

Skuteczni managerowie upewniają się, że ich plany działań oraz potrzeby informacyjne są dobrze rozumiane przez otoczenie. Szczególnie ważne jest to, aby dzielili się swoimi planami i pytali o informacje zwrotne od przełożonych, współpracowników i podwładnych. W tym samym czasie przekazują otoczeniu jakiego typu informacji od nich potrzebują i oczekują.

  1. Koncentruj się na szansach

Efektywny manager skupia się na szansach, a nie na problemach. Oczywiście, problemy muszą być rozwiązywane a nie zamiatane pod dywan.  Jednakże rozwiązywanie problemów, jakkolwiek ważne, nie kreuje wyników. Wykorzystywanie szans pozwala za to tworzyć nowe rozwiązania i daje dobre rezultaty. Ponadto, skuteczny manager traktuje zagrożenia jako szanse a nie ryzyko.

  1. Spraw, aby spotkania były produktywne

Sprawianie aby spotkania były produktywne jest kwestią samodyscypliny. Manager musi zdecydować jakiego typu spotkanie chce prowadzić, a później trzymać się tego formatu. Ważnym jest, aby kończyć spotkanie jak tylko jego cel zostanie osiągnięty. Nie należy podnosić dodatkowych kwestii, które nie były wcześniej komunikowane, ale podsumować spotkanie i przejść do kolejnych zadań.

  1. Myśl jako „My”

Skuteczni managerowie zdają sobie sprawę z swojej odpowiedzialności. Wiedzą także, że  nie może być ona  ani dzielona ani delegowana. Liderzy mają prawdziwy autorytet tylko wtedy, gdy organizacja im ufa. Oznacza to, że muszą myśleć o szansach i potrzebach organizacji, zanim pomyślą o własnych korzyściach.

  1. Wymagaj od siebie najwięcej

Ludzie wzrastają w zależności od tego jakie zadania stawiają przed sobą. Jeżeli wymagają od siebie niewiele, to pozostaną w tym samym miejscu. Jeżeli stawiają sobie ambitne wyzwania, muszą podjąć wysiłek i dążyć do ich realizacji.

  1. Otwórz się na brak zgody

Nieważne jak gorące mogą czasem być emocje oraz jak pewny jest manager o tym, że przeciwnik się myli. Jeżeli chce podejmować dobre decyzje musi zmierzyć się także ze zdaniem przeciwnym. Dopiero pod ostrzałem powstają trafne decyzje, bo w ten sposób można upewnić się, że dane rozwiązanie było przeanalizowane pod każdym względem.

Powiązane aktualności:

Rozmowy w cztery oczy – rozwój pracowników Koniec ręcznego zarządzania – uczymy się delegować One-to-oneOne to one – agenda spotkania Zarządzanie zmianąSkuteczna zmiana organizacji Wynajmować pracowników czy zatrudniać?

Koniec ręcznego zarządzania – uczymy się delegować

  przez administrator | 2016-09-17 - 13:35 |
Możliwość komentowania Koniec ręcznego zarządzania – uczymy się delegować została wyłączona

W czasie rozmowy z przełożonym dowiedziałeś się o plotkach rozsiewanych przez twój zespół, o tym, że często zbyt głęboko drążysz tematy by następnie tam utknąć.  Masz świetne wyniki w pracy ale wyższe szczeble organizacji zastanawiają się czy umiesz zrezygnować z głębokiego zaangażowania w zadania operacyjne na rzecz zadań na poziomie strategicznym. To jakieś żarty?  – myślisz sobie – wszyscy mówią o delegowaniu ale kogo oni chcą oszukać. Jestem odpowiedzialny za główny projekt w firmie i zarząd wymaga planowanych wyników – jak można te sprawy połączyć?

Managerowie mający skłonności do micromanagmentu padają ofiarą wielu nieporozumień na w temacie delegowania zadań. Pierwszą pomyłką jest założenie, że delegowanie działa na zasadzie wszystko albo nic. Osoby, które nie mają doświadczenia w delegowaniu niesłusznie zakładają, że delegowanie polega na oddaniu zadania komuś innemu i utracie kontroli nad jego przebiegiem, a także jego rezultatami. Przełożeni często popełniają również błąd w ocenie gotowości swoich podwładnych do samodzielnego realizowania zadań. Nie wbudowują w plany wykonawcze narzędzi, takich jak kroki milowe czy mierniki sukcesu. Brak tego typu mierników utrudnia nadzór nad realizacją zadań, co w konsekwencji ogranicza możliwość ich delegowania.

Chroniczne problemy z delegowaniem mogą ograniczyć produktywność zespołu i wpłynąć negatywnie na twoją karierę. Sam nie raz widziałem świetnych managerów, którzy byli wspaniale wykształceni i mieli duże doświadczenie w swojej dyscyplinie. Realizowali zadania i rozwijali zespoły. Po pewnym okresie morale spadało, a efekty pracy były coraz gorsze. Członkowie zespołu odchodzili i finalnie kończyło się to spektakularnym fiaskiem. Głębsza analiza pokazywała, że gdy nadchodził czas na dalszy rozwój organizacji, jej liderowi brakowało kolejnego kroku, jakim jest przekazanie uprawnień do podejmowania decyzji.

Jeżeli chcesz delegować zadania i wykorzystywać twój zespół lepiej, zacznij od znalezienia odpowiedzi na dwa podstawowe pytania: Gdzie mój wkład w organizacje może być najlepiej wykorzystany? Oraz:  jakiego typu umiejętności potrzebuję aby być maksymalnie efektywny dla mojego zespołu. Niestety, nie będziesz gotowy do delegowania zadań szybko. Bardziej realne jest założenie, że sukcesem zakończy się plan, który zakłada delegowanie zadań w okresie 6 do 9 miesięcy. Aby to osiągnąć musisz precyzyjnie określić czym chcesz się zajmować, oraz jakiego typu obszary twojej pracy powinny być delegowane komuś innemu. Dla przykładu możemy założyć, że kluczową sprawą dla twojego zespołu jest rozwój nowego produktu albo nowego rynku. W tej sytuacji niezmiernie ważne jest abyś delegował możliwie dużo zadań takich jak nadzór nad realizacją tygodniowych celów produkcyjnych czy raportowanie problemów jakościowych.

Nie jest tajemnicą, że delegowanie jest dużym problemem kadr zarządzających. Zatem przed rozpoczęciem procesu delegowania warto zadać sobie pytanie o przyczyny tego oporu. Świadome usunięcie tych blokad pomoże usprawnić sam proces.

Rozmowy jakie przeprowadziłem z wieloma managerami na ten temat pokazują, że główne problemy w zakresie delegacji to:

  • Obawa przed utrata kontroli nad procesem – nie trzymam ręki na pulsie to na pewno coś musi pójść źle.
  • Obawa o utratę autorytetu – jestem twoim przełożonym bo nie masz jeszcze wystarczających kompetencji. Patrz i się ucz jak to się robi.
  • Brak wystarczających zasobów – nikt tego za mnie nie zrobi, brak mi rąk do pracy.
  • Subiektywna ocena komplikacji zadania – tylko ja umiem to zrobić.

Lista przyczyn niechęci managerów do delegacji może być znacznie dłuższa, ale wszystkie one zmierzają do wspólnych wniosków: „delegacja moich obowiązków wcześniej czy później doprowadzi do ograniczenia mojej roli i statusu majątkowego”.

Zanim opiszę metodykę i procedurę delegacji zadań, warto jednak wyjaśnić cel samego procesu. Otóż, decyzje powinny być podejmowane możliwie blisko? miejsca akcji. Zatem, w przypadku organizacji bardzo ważne decyzje podejmuje się blisko „pola walki”. Tam bowiem są dostępne informacje niezbędne do ich mądrego podjęcia.

Dobrze pracujący zespół jest gwarancją sukcesu swojego przełożonego. Zatem zapewnienie prawidłowej pracy całego zespołu w zakresie wszystkich problemów gwarantuje znacznie większą efektywność pracy niż praca wykonywana wyłącznie osobiście przez przełożonego.

Proces delegacji nie jest łatwy. Szczęśliwie jest procesem, którego można się nauczyć. Można go opisać w pewnym zbiorze zachowań, które zostaną opisane w kolejnych wpisach na tym blogu.

Powiązane aktualności:

Rozmowy w cztery oczy – rozwój pracowników One-to-oneOne to one – agenda spotkania

Rozmowy w cztery oczy – rozwój pracowników

  przez administrator | 2016-08-27 - 14:03 | ,
Możliwość komentowania Rozmowy w cztery oczy – rozwój pracowników została wyłączona

One to one – po co spotykać się z pracownikiem

Bez względu na to czy jesteś CEO wielkie organizacji czy kierownikiem małej jednostki, twój zespół jako grupa jest tak dobry jak poszczególni jego członkowie jako indywidualności. W obecnych czasach firmy stosują różne środki zachęty, tak materialne jak i pozamaterialne, aby utrzymać najlepszych pracowników. Oferujemy wynagrodzenie na poziomie rynkowym, szkolenia, obietnice sukcesu zawodowego oraz finansowego. Ale właśnie to jak traktujemy pracowników jako indywidualności determinuje prawdziwe DNA kształtu organizacji. Co robisz jako przełożony aby twoi podwładni czuli się usatysfakcjonowani i gwarantowali istotny wkład do organizacji?

Na mojej drodze zawodowej zarządzałem ponad 100 ludzi raportujących do mnie bezpośrednio. Byli to ludzie różnych narodowości i różnych nacji. Od małomównych Chińczyków, przez zainteresowanych światem Hindusów, aż po bardzo przyjacielskich mieszkańców Ameryki Południowej. Pracowałem z introwertykami z działów technicznych czy finansowych, ale także jowialnymi szefami sprzedaży, którzy zalewali swoje otoczenie przeróżnymi opowieściami. Bez względu na płeć, rolę w organizacji, doświadczenie życiowe czy zawodowe pracownika zawsze starałem się poświęcać czas na relacje „one – to – one” czyli spotkanie z nim w cztery oczy.

Zacznijmy od pytania: dlaczego to jest tak istotne?

Nie ważne czy to będzie godzina w tygodniu czy 30 min raz na kwartał – poświęcony czas pokazuje twoim pracownikom, że są dla ciebie ważni jako ludzie. Tylko spotkanie w cztery oczy jest okazją do prawdziwie szczerej i otwartej rozmowy na temat spraw zawodowych jak i prywatnych. Regularne spotkania indywidualne są doskonałą sposobnością dla oceny najważniejszego twojego aktywa w pracy: twoich podwładnych. Lider, który ma czas dla członków zespołu, któremu przewodzi – szczególnie gdy ci także zarządzają swoimi zespołami – ogranicza ryzyko niedomówień oraz braku zaufania w zespole. Każde spotkanie indywidualne jest okazją do pracy nad rozumieniem celów organizacji, oczekiwanych rezultatów oraz budowy relacji opartej na zaufaniu. Finalnie, spotkania indywidualne realizowane systematycznie przez lata sprawiają, że ocena wyników pracy schodzi na plan dalszy. Relacja między przełożonym i jego podwładnym przestaje koncentrować się na informacji zwrotnej o zrealizowanych działaniach, a ciężar uwagi przesuwa się na planowanie przyszłości.

Nie sposób przecenić wagi „one – to – one” z pracownikami. Nie można jednak nic pozostawić przypadkowi, licząc że sukces przyjdzie sam. Warto się do takich spotkań dobrze przygotować i o tym właśnie jest poniższy tekst.

Określ oczekiwania

Bez znaczenia jest to czy pracowałeś już ze swoimi pracownikami wcześniej, a teraz tylko zamierzasz zacząć regularne spotkania z nimi, czy mowa jest o nowym członku zespołu, tryb spotkań „one to one” zacząć należy od określenia wspólnych oczekiwań.

  • Jeżeli dopiero wprowadzasz proces regularnych spotkań indywidualnych w twoim zespole to przekaż to jasno. W przeciwnym wypadku osoby raportujące do ciebie będą obawiały się czegoś złego, gdy nagle zaczniesz zapraszać ich regularnie na rozmowy. Ogłoś tą zmianę na oficjalnym spotkaniu, gdzie będą wszyscy członkowie zespołu albo wyślij informację na ten temat drogą mailową z wyjaśnieniem dlaczego proces ten jest tak ważny.
  • Spotkania te są równie istotne dla ciebie jak i dla twoich współpracowników. Wyjaśnij, że te spotkania dotyczą wszystkich i nikt nie zostanie z nich wyłączony. Unikniesz w ten sposób niedomówień pomiędzy członkami zespołu i zwyczajnego strachu.
  • Zaplanuj spotkania z wyprzedzeniem w regularnych odcinkach czasu. Nie staraj się organizować spotkań ad-hoc. Nie będzie problemem abyś czasem któreś spotkanie odwołał bądź przesunął ale zarezerwowanie w kalendarzu czasu dla twoich pracowników. Będzie jasną deklaracją, że jesteś dla nich dostępny.
  • Zaplanuj najlepszą dla was częstotliwość i formę spotkań. Może to być raz na tydzień albo raz na dwa tygodnie. Spotkanie może zająć 30 minut albo godzinę. Może się odbyć w twoim biurze albo w miejscu pracy twojego współpracownika. Może mieć także formę małego spaceru bądź rozmowy przy kawie. Możesz w przyszłości także zmienić format spotkania jeżeli poczujesz taką potrzebę. Odradzam spotkania wieczorem przy kolacji bądź drinkach. W takim miejscu rozmowy są zawsze mniej poważne.

 

Powiązane aktualności:

leadershipEfektywność managerów według Petera F. Drucker’a Koniec ręcznego zarządzania – uczymy się delegować One-to-oneOne to one – agenda spotkania Zarządzanie zmianąSkuteczna zmiana organizacji Wynajmować pracowników czy zatrudniać?