One to one – po co spotykać się z pracownikiem
Bez względu na to czy jesteś CEO wielkie organizacji czy kierownikiem małej jednostki, twój zespół jako grupa jest tak dobry jak poszczególni jego członkowie jako indywidualności. W obecnych czasach firmy stosują różne środki zachęty, tak materialne jak i pozamaterialne, aby utrzymać najlepszych pracowników. Oferujemy wynagrodzenie na poziomie rynkowym, szkolenia, obietnice sukcesu zawodowego oraz finansowego. Ale właśnie to jak traktujemy pracowników jako indywidualności determinuje prawdziwe DNA kształtu organizacji. Co robisz jako przełożony aby twoi podwładni czuli się usatysfakcjonowani i gwarantowali istotny wkład do organizacji?
Na mojej drodze zawodowej zarządzałem ponad 100 ludzi raportujących do mnie bezpośrednio. Byli to ludzie różnych narodowości i różnych nacji. Od małomównych Chińczyków, przez zainteresowanych światem Hindusów, aż po bardzo przyjacielskich mieszkańców Ameryki Południowej. Pracowałem z introwertykami z działów technicznych czy finansowych, ale także jowialnymi szefami sprzedaży, którzy zalewali swoje otoczenie przeróżnymi opowieściami. Bez względu na płeć, rolę w organizacji, doświadczenie życiowe czy zawodowe pracownika zawsze starałem się poświęcać czas na relacje „one – to – one” czyli spotkanie z nim w cztery oczy.
Zacznijmy od pytania: dlaczego to jest tak istotne?
Nie ważne czy to będzie godzina w tygodniu czy 30 min raz na kwartał – poświęcony czas pokazuje twoim pracownikom, że są dla ciebie ważni jako ludzie. Tylko spotkanie w cztery oczy jest okazją do prawdziwie szczerej i otwartej rozmowy na temat spraw zawodowych jak i prywatnych. Regularne spotkania indywidualne są doskonałą sposobnością dla oceny najważniejszego twojego aktywa w pracy: twoich podwładnych. Lider, który ma czas dla członków zespołu, któremu przewodzi – szczególnie gdy ci także zarządzają swoimi zespołami – ogranicza ryzyko niedomówień oraz braku zaufania w zespole. Każde spotkanie indywidualne jest okazją do pracy nad rozumieniem celów organizacji, oczekiwanych rezultatów oraz budowy relacji opartej na zaufaniu. Finalnie, spotkania indywidualne realizowane systematycznie przez lata sprawiają, że ocena wyników pracy schodzi na plan dalszy. Relacja między przełożonym i jego podwładnym przestaje koncentrować się na informacji zwrotnej o zrealizowanych działaniach, a ciężar uwagi przesuwa się na planowanie przyszłości.
Nie sposób przecenić wagi „one – to – one” z pracownikami. Nie można jednak nic pozostawić przypadkowi, licząc że sukces przyjdzie sam. Warto się do takich spotkań dobrze przygotować i o tym właśnie jest poniższy tekst.
Określ oczekiwania
Bez znaczenia jest to czy pracowałeś już ze swoimi pracownikami wcześniej, a teraz tylko zamierzasz zacząć regularne spotkania z nimi, czy mowa jest o nowym członku zespołu, tryb spotkań „one to one” zacząć należy od określenia wspólnych oczekiwań.
- Jeżeli dopiero wprowadzasz proces regularnych spotkań indywidualnych w twoim zespole to przekaż to jasno. W przeciwnym wypadku osoby raportujące do ciebie będą obawiały się czegoś złego, gdy nagle zaczniesz zapraszać ich regularnie na rozmowy. Ogłoś tą zmianę na oficjalnym spotkaniu, gdzie będą wszyscy członkowie zespołu albo wyślij informację na ten temat drogą mailową z wyjaśnieniem dlaczego proces ten jest tak ważny.
- Spotkania te są równie istotne dla ciebie jak i dla twoich współpracowników. Wyjaśnij, że te spotkania dotyczą wszystkich i nikt nie zostanie z nich wyłączony. Unikniesz w ten sposób niedomówień pomiędzy członkami zespołu i zwyczajnego strachu.
- Zaplanuj spotkania z wyprzedzeniem w regularnych odcinkach czasu. Nie staraj się organizować spotkań ad-hoc. Nie będzie problemem abyś czasem któreś spotkanie odwołał bądź przesunął ale zarezerwowanie w kalendarzu czasu dla twoich pracowników. Będzie jasną deklaracją, że jesteś dla nich dostępny.
- Zaplanuj najlepszą dla was częstotliwość i formę spotkań. Może to być raz na tydzień albo raz na dwa tygodnie. Spotkanie może zająć 30 minut albo godzinę. Może się odbyć w twoim biurze albo w miejscu pracy twojego współpracownika. Może mieć także formę małego spaceru bądź rozmowy przy kawie. Możesz w przyszłości także zmienić format spotkania jeżeli poczujesz taką potrzebę. Odradzam spotkania wieczorem przy kolacji bądź drinkach. W takim miejscu rozmowy są zawsze mniej poważne.